In un mercato sempre più complesso e globale, la cooperazione armoniosa e l’organizzazione interfunzionale rivestono un ruolo fondamentale per una gestione integrata dei processi e delle attività aziendali.
Affinché un’impresa possa considerarsi competitiva è necessario che i dati e le informazioni siano condivisibili in modo sicuro e veloce.
A tal proposito, l’utilizzo dei soli fogli Excel non rappresenta una soluzione efficace e duratura. La redazione manuale degli stessi, infatti, richiede un dispendio di tempo non indifferente ed è soggetta ad errori operativi, soprattutto durante la fase di aggiornamento.
COME FARE?
L’adozione di un adeguato modello GRC rappresenta, senza dubbio, una valida soluzione.
GRC è l’acronimo di Governance, Risk and Compliance. Tale modello aiuta a mantenere una visione d’insieme dei processi aziendali, in modo da permettere all’impresa di garantire una gestione responsabile e, quindi, di raggiungere i propri obiettivi, identificare e contrastare i possibili rischi, operando nel rispetto delle normative e dei regolamenti.
I Software GRC sono progettati per raccogliere in maniera centralizzata i dati, così da garantire un’organizzazione strutturata e semplice degli stessi, che vengono aggiornati in tempo reale e resi immediatamente disponibili alle risorse coinvolte nei diversi processi aziendali.
Ciò è reso possibile grazie all’integrazione di tecnologia, processi e informazioni per una coerente gestione aziendale.
COME FUNZIONA UN SOFTWARE GRC?
Il software GRC è composto da diversi moduli integrabili, poiché basati su una comune piattaforma e comunicanti tra di loro, ma indipendenti, perciò attivabili separatamente.
Alcune funzionalità sono comuni alle diverse funzioni aziendali, in quanto fanno riferimento ad un unico modello organizzativo e ad un archivio condiviso di processi, rischi, controlli e norme.
Il sistema permette di supportare metodologie specifiche per i processi di governo e controllo aziendale, in modo da soddisfare le specifiche esigenze del cliente.
CARATTERISTICHE DI UN EFFICACE SOFTWARE GRC
I software GRC sono chiamati a soddisfare molteplici esigenze, pertanto, dovrebbero essere dotati di specifiche caratteristiche, come di seguito riassunte:
· Architettura flessibile, che permette di apportare modifiche e personalizzazioni sulla base delle esigenze e delle richieste del cliente
· Semplicità nell’utilizzo da parte degli utenti. I software GRC rappresentano, infatti, dei sistemi intuitivi e di facile fruibilità. Bisogna sempre tenere a mente che un software altro non è che un mezzo per raggiungere i propri obiettivi in maniera efficiente ed efficace. Di conseguenza, il suo scopo non consiste unicamente nell’ottenere il risultato, bensì nel perseguirlo nel miglior modo possibile.
Tale aspetto assume un’importanza fondamentale poiché quando si parla di software per la gestione dei processi aziendali – che deve essere compiuta sotto la pressione di tempi e costi – si commette spesso l’errore di sottostimarne la complessità d’uso
· Sistema unitario. La comunicazione e la diffusione di un unico sistema all’interno dell’organizzazione aziendale è funzionale ad una efficace applicabilità dello stesso, nonché ad una migliore comprensione da parte delle risorse umane coinvolte. L’unitarietà comporta, inoltre, la riduzione di eventuali errori, l’eliminazione delle ridondanze e il raggiungimento di risultati coerenti
· Informazioni disponibili sempre e ovunque. L’efficienza aziendale, infatti, deriva altresì dalla possibilità di poter lavorare in qualsiasi momento e luogo, anche al di fuori dell’ufficio
· Informazioni disponibili a tutti, accessibili in modo immediato, trasparente e pratico. I software GRC permettono di aumentare la produttività a fronte di una notevole riduzione dei tempi e dei costi
· Garanzia di dati sicuri, aggiornati, affidabili, che permettano di allocare al meglio la distribuzione delle attività nel corso della giornata lavorativa
· Migliore qualità delle informazioni, sulle quali si basano le decisioni
· Procedure più agili. Un sistema integrato risulta senza dubbio più efficiente e permette un miglioramento in termini di: definizione delle attività, individuazione dei processi core, assunzione delle decisioni, allocazione delle risorse, controlli, implementazione di nuove procedure e raggiungimento degli obiettivi
· Integrazione con provider normativi, che permette di disporre di un archivio di norme costantemente aggiornato
· Integrazione con strumenti informatici. Con un software GRC è possibile caricare dati e allegare documenti, nonché produrre report nei principali formati. Il sistema permette, altresì, l’invio automatico di e-mail al fine di ricevere comunicazioni e organizzare in modo efficiente e razionale le proprie attività
· Integrazione con il sistema informativo e con altre soluzioni
· Maggiore accountability. Il sistema GRC permette una rendicontazione puntuale delle attività svolte. L’introduzione di modalità tali da garantire una maggiore responsabilizzazione dei dipendenti in relazione all’impiego delle risorse rende maggiormente chiari gli obiettivi aziendali e aumenta il grado di affidabilità dell’impresa
· Reporting condiviso e personalizzato. Il sistema GRC è dotato di una reportistica standard. In caso di necessità, inoltre, ciascuna funzione aziendale può richiedere personalizzazioni in relazione alle proprie esigenze. Tale aspetto consente un più attento monitoraggio dei risultati da perseguire